Come posso usare i tracciati?

 Nota: Le screenshot utilizzate in queste guide, solitamente, sono catturate su una piattaforma CMS completa di tutti i moduli operativi e di tutte le opzioni dei moduli; perciò, alcune volte, le maschere del software riportate nelle screenshot potrebbero differire da quelle visualizzate nel proprio client.

Un tracciato di importazione è un file Excel preimpostato che il sistema mette a disposizione per inserire grandi quantità di dati in modo rapido e guidato.

All’interno del file sono già presenti le colonne con una struttura precisa (ad esempio nome, cognome, email, ecc.): è sufficiente compilare i campi richiesti seguendo questa struttura. Una volta completato, il file può essere importato nel gestionale, che leggerà automaticamente i dati e li inserirà nelle sezioni corrette.

È importante non modificare la struttura del tracciato (intestazioni delle colonne, ordine e nome del foglio), perché il sistema utilizza queste informazioni per interpretare correttamente il contenuto.

Questo strumento permette quindi di evitare l’inserimento manuale dei dati, velocizzando notevolmente le operazioni.

Dove trovare un tracciato

Troviamo i tracciati all'interno del menu orizzontale di catalogo, alla voce tracciati di importazione

In questo menu dedicato troviamo una serie di file, ognuno pensato per un’esigenza specifica.

Il processo è sempre lo stesso:

• scarichiamo il tracciato in formato Excel
• lo compiliamo con i dati richiesti
• lo importiamo nella sezione corretta del gestionale

Come utilizzare un tracciato

Prendiamo come esempio il tracciato di importazione dei quiz ECM.

Scarichiamo il file Excel e lo compiliamo.
Il file può essere rinominato liberamente, ma:

• la riga di intestazione deve rimanere invariata
• il nome del foglio deve restare “quiz”

Una volta compilato, andiamo nella sezione corretta per l’importazione (generalmente tramite il pulsante “Dati” → “Importa”).

Durante l’importazione il sistema chiede:

• se la prima riga contiene intestazioni → rispondiamo sì
• se vogliamo eseguire una simulazione

La simulazione serve a verificare che il file sia corretto e importabile.
Se eseguiamo la simulazione, il sistema controlla il file ma non importa i dati, anche se il risultato è positivo.
Per procedere con l’importazione reale è necessario scegliere “No” alla simulazione.

Tracciati disponibili e dove importarli

Ogni tracciato va utilizzato nella sezione corretta:

Clienti/Fornitori
Anagrafiche → Clienti o Fornitori → Dati → Importa
Il tracciato è unico ma va usato separatamente in base ai dati inseriti.

Partecipanti
Anagrafiche → Partecipanti → Dati → Importa

Hotel
Anagrafiche → Hotel

Quiz ECM (vedi guida)
Evento → Corsi ECM → selezionare il corso → Dati → Importa quiz

Viaggi

• scarichiamo il tracciato viaggi e lo inviamo al cliente
• creiamo la categoria congressuale
• scarichiamo il tracciato iscrizioni, copiamo nomi e cognomi e importiamo
• copiamo i numeri di iscrizione e li inseriamo nel tracciato viaggi
• importiamo il tracciato viaggi

Programma scientifico (vedi guida)
Il tracciato non permette l’inserimento di nominativi né la gestione dei colori.

Iscrizioni (vedi guida)
Utilizzabile solo all’interno dell’evento.
A differenza del tracciato partecipanti:

• iscrive direttamente le persone all’evento
• inserisce anche i dati nel database

Limiti:

• un solo cliente pagante per tracciato
• una sola categoria per tracciato

Se necessario, vanno quindi preparati più file distinti.

Presenze evento (vedi guida)
Evento → Iscrizioni → Dati → Gestione presenze → Importa presenze (Excel) 

Presenze corsi ECM (vedi guida)
Corsi ECM → selezionare il corso → Dati → Gestione presenze → Importa presenze da Excel

Presenze sessioni (ECM)
Utilizzabile dopo aver collegato i corsi alle sessioni nel programma scientifico.
L’importazione:

• registra la presenza del partecipante sia al corso che alla sessione
• non scrive nulla direttamente nel programma scientifico

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