Come Posso importare delle iscrizioni nel mio evento?

Pre requisiti:

- CMS Client

Per poter importare una lista di nominativi su un congresso è necessario svolgere una serie di passi molto semplici. L'obiettivo di questa guida è quello di darvi indicazioni su come attivare questa procedura.

Nota: Le screenshot utilizzate in queste guide, solitamente, sono catturate su una piattaforma CMS completa di tutti i moduli operativi e di tutte le opzioni dei moduli; perciò, alcune volte, le maschere del software riportate nelle screenshot potrebbero differire da quelle visualizzate nel proprio client.

Per prima cosa dovete scaricare il tracciato appositamente reso disponibile per questa funzionalità.

Per farlo è sufficiente entrare nell'evento di vostro interesse, cliccare, dal menu in alto, sulla voce "?" (Punto interrogativo), poi selezionare "Tracciati di importazione" e poi selezionare "Importazione Iscrizioni".

A questo punto il software vi chiederà dove volete salvare il tracciato VUOTO per l'importazione iscrizioni. Scegliete un percorso a piacere, purchè poi sappiate come andare a recuperare il file.

Una volta fatto questo passaggio il software vi chiederà se desiderate aggiungere le colonne relative a corsi e servizi al tracciato; questa opzione si rende utile qualora abbiate molti corsi e molti servizi e vogliate preassegnare alle persone importate anche determinati corsi e servizi.

Qualora il vostro evento abbia un unico corso e questo sia anche predefinito, quindi non sussista la necessità di assegnare all'iscritto altre cose, rispondete NO alla maschera presentata dal software.

Ora dovete recuperare il file XLS appena salvato e dovete compilarlo nelle colonne delle quali avete i dati.

ATTENZIONE: Non dovete in nessun caso eliminare o nascondere le colonne che non utilizzate. Qualora lo facciate, il tracciato modificato non sarà più compatibile con le procedure di importazione.

N.B. La colonna "TIPO PERSONA" deve essere valorizzata per tutte le righe necessarie (es. se devo importate 100 iscritti avrò 100 righe ed in tutte le 100 righe dovrò inserire il valore 0 [ZERO] nella prima colonna ovvero "Tipo Persona").

Una volta compilato il file correttamente, potrete procedere con l'importazione da CMS, nella maschera Iscrizioni -> tasto Dati -> Importa -> Importa Iscrizioni.

Selezionate il file sorgente, la categoria congressuale, la tariffa ed il cliente pagante e procedete con l'importazione. E' possibile eseguire una simulazione, ma tenete presente che la simulazione NON importa realmente i dati. Una volta conclusa la simulazione dovrete nuovamente invocare la procedura di import, selezionando il file sorgente, la categoria congressuale etc etc.

Se durante l'importazione si verificheranno degli errori, questi verranno registrati in un appostivo file di log che vi invitiamo caldamente a salvare e ad analizzare prima di pensare ad un malfunzionamento del programma. Spesso e volentieri sono i dati inseriti nel file XLS di tracciato a non essere stati inseriti nella maniera corretta (es. Data di nascita il 01/01/1857).

Una volta completata l'importazione vi suggeriamo di azzerare i filtri di ricerca per riscontrare l'aggiunta dei nuovi nominativi alla lista degli iscritti.

Buon lavoro