Come posso fare la relazione di fine anno per Age.na.s?

Pre requisiti:

- CMS Client

Nota: Le screenshot utilizzate in queste guide, solitamente, sono catturate su una piattaforma CMS completa di tutti i moduli operativi e di tutte le opzioni dei moduli; perciò, alcune volte, le maschere del software riportate nelle screenshot potrebbero differire da quelle visualizzate nel proprio client.

Con questa guida andremo a spiegare come esportare i dati di analisi dell'attività formativa ECM raccolti all'interno della piattaforma CMS.

ATTENZIONE! IL CMS NON GENERA LA RELAZIONE DI FINE ANNO. SEMPLICEMENTE ESPORTA I DATI NECESSARI PER REALIZZARE TALE RELAZIONE.

Per prima cosa occorre selezionare il periodo per cui esportare l’analisi dei dati per l’attività formativa, clicchiamo sulla voce “Periodo” del menù situato nella parte alta della finestra dei gestionale.

Selezioniamo il periodo desiderato con il click del mouse.

Dopo questa operazione, clicchiamo sulla voce “Gestione evento” del menù “Eventi” situato sulla sinistra.

Eseguiamo una ricerca degli eventi per il periodo selezionato precedentemente cliccando sul pulsante “Cerca” nella parte destra in alto nella finestra.

Per poter riepilogare i costi della formazione saranno utilizzate le informazioni dei Budget.

Affinché le informazioni riepilogate siano attendibili è necessario definire quali classi e voci di costo esistenti utilizzare.

La funzionalità presente sul menù “Strumenti -> Attribuzione costi per la formazione”, situato nella parte alta della finestra, consente di scegliere quali classi/voci di costo utilizzare.

L'attribuzione dei costi per la formazione agisce su tutte le classi/voci di costo utilizzate, ovvero agisce su tutti i Budget pregressi degli eventi svolti nel periodo di analisi selezionato precedentemente.

Se si desidera selezionare in modo definitivo, per tutti i nuovi eventi, quali classi/voci di costo definire come costi relativi alla formazione, utilizzare la funzionalità presente sul menù “Budget -> Classi/Voci di costo” (solo per utenti amministratori) situato nella parte alta della finestra.

Ritorniamo in “Gestione evento”, dal menù in alto clicchiamo sul pulsante “Dati” e selezioniamo dalla tendina che appare la voce “Esporta analisi dati attività formativa(Excel)”.

Apparirà una richiesta di conferma alla quale rispondere “Si” per proseguire.

Dopo aver avviato l'esportazione sarà visualizzata una finestra di opzioni che consentirà di scegliere quali dati inserire all'interno del file di esportazione.

E’ possibile indicare il “Provider ECM” (obbligatorio nel caso di più provider ECM esistenti) e selezionare il tipo di importi da esportare tramite le caselle “Usa importi preventivi/consuntivi”.

Le opzioni "Includi dettaglio delle sponsorizzazioni/dei costi", se attivate, includeranno nel file Excel le tabelle di dettaglio ricevute per ogni evento.

L'opzione “Assegna data di disdetta a tutti i partecipanti che sono privi della scheda di valutazione”, se attivata, assegnerà a tutte le schede di iscrizione ai corsi ECM (non influisce sull'iscrizione all'evento), per tutti i partecipanti (non influisce su docenti e tutor) la data di disdetta, in questo modo saranno annullati logicamente tutti coloro che, benché iscritti, non sono stati presenti al corso o di cui non si è ricevuta la documentazione.

L'opzione "Includi eventi ECM del precedente ordinamento", se attivata, includerà all'interno del file Excel i corsi ECM svolti con il precedente accreditamento.

Clicchiamo sul pulsante “Genera”.

Il CMS, prima di procedere alla generazione del file, visualizza un messaggio che ricorda di effettuare la scelta delle classi/voci di costo.

Il messaggio viene visualizzato indipendentemente dal fatto che i Budget siano presenti o meno, pertanto per proseguire fare click sul tasto "Si".

L'esportazione dell'analisi dell'attività formativa, genera un file Excel diviso in quattro schede (Eventi realizzati/Partecipanti per evento/Statistica qualità/Aspetti economici).

Decidiamo il nome e dove salvare il nostro file Excel, clicchiamo su “Salva” per far partire la generazione e tramite un messaggio a video verrà notificato il completamento delle operazioni di esportazione dati.