Come posso personalizzare le email?

Nota: Le screenshot utilizzate in queste guide, solitamente, sono catturate su una piattaforma CMS completa di tutti i moduli operativi e di tutte le opzioni dei moduli; perciò, alcune volte, le maschere del software riportate nelle screenshot potrebbero differire da quelle visualizzate nel proprio client.

In Mice Suite è possibile personalizzare le email che vengono inviate ai partecipanti, sia a livello generale, per utilizzarle in tutti gli eventi, sia all'interno di un singolo evento.

Vediamo insieme come funziona!

PERSONALIZZAZIONE GENERALE

1- Andiamo in Anagrafiche e selezioniamo la voce Mail di conferma web.

2- Si apre l'elenco delle email disponibili. Da qui possiamo selezionare quella che desideriamo personalizzare.

Attenzione: Le modifiche effettuate in questa sezione saranno utilizzate come impostazione generale per gli eventi futuri, salvo personalizzazioni specifiche effettuate all'interno dei singoli eventi.

PERSONALIZZAZIONE ALL'INTERNO DELL'EVENTO

Se desideriamo personalizzare le email per un solo evento, entriamo nell'evento interessato e selezioniamo Modulo web → Mail di conferma.

Attenzione: dal momento in cui accediamo a questa sezione, il gestionale utilizzerà le email configurate all'interno dell'evento anziché quelle generali presenti in Anagrafiche.

Le modifiche effettuate saranno quindi valide per quel singolo evento.

QUALI EMAIL POSSO PERSONALIZZARE?

Vediamo alcune delle email più utilizzate.

• Conferma registrazione al sito: viene inviata automaticamente quando una persona si iscrive online all'evento. Contiene le credenziali di accesso e il link dell'evento.

• Invio credenziali di accesso: consente di inviare manualmente le credenziali e il link dell'evento a una persona iscritta dal back office.

• Conferma partecipante: viene inviata automaticamente e riepiloga i dati dell'iscrizione e del pagamento. Se desideriamo inviare manualmente queste informazioni, possiamo utilizzare il modello Word della lettera di conferma.

• Istruzioni User Area: permette di spiegare al partecipante come utilizzare la propria area utente, ad esempio per scaricare gli attestati o compilare i quiz. Questa email non viene inviata automaticamente, ma può essere inviata dal back office.

COME MODIFICARE LA GRAFICA DI UN'EMAIL

Il gestionale mette a disposizione diverse possibilità di personalizzazione, tra cui testo, caratteri e colori. Per modifiche più strutturali, consigliamo di utilizzare un editor HTML esterno.

Vediamo come procedere.

1- Apriamo l'email che desideriamo modificare. (es. "Conferma partecipante standard")

2- Clicchiamo sul pulsante HTML, situato in basso a destra.

3- Utilizziamo CTRL+A per selezionare tutto il codice e CTRL+C per copiarlo.

4- Apriamo un editor HTML online, e incolliamo il codice con CTRL+V.

5- Effettuiamo le modifiche grafiche desiderate e copiamo nuovamente tutto il codice HTML.

6- Torniamo in Mice Suite e importiamo il codice nell'email, seguendo lo stesso procedimento utilizzato per copiarlo.

7- Clicchiamo sul pulsante di progettazione, riconoscibile dall'icona con righello e squadretta, per rendere effettiva la nuova progettazione.

Attenzione, per modificare l'email bisogna rispettare i seguenti criteri:

-Non si deve modificare la struttura (Eliminare tabelle ecc)

-Non si devono eliminare i TAG con il carattere "/" Questi elementi permettono al gestionale di inserire automaticamente i dati corretti, come le informazioni del partecipante e dell'evento. La loro modifica potrebbe compromettere il funzionamento dell'email.

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