Come posso gestire i database clienti, hotel e fornitori?

 Nota: Le screenshot utilizzate in queste guide, solitamente, sono catturate su una piattaforma CMS completa di tutti i moduli operativi e di tutte le opzioni dei moduli; perciò, alcune volte, le maschere del software riportate nelle screenshot potrebbero differire da quelle visualizzate nel proprio client.

Le anagrafiche di hotel, clienti e fornitori sono collegate tra loro tramite alcune procedure automatiche del gestionale. Per questo motivo è importante capire come creare correttamente le schede, evitando duplicati e mantenendo il database ordinato.

Vediamo insieme come funziona.

Controllo partita IVA

Il gestionale esegue un controllo automatico sulle partite IVA.

Se proviamo a creare:

• un nuovo cliente
• o un nuovo fornitore

con una partita IVA già presente, il sistema mostrerà un alert di possibile duplicato.

Questo controllo aiuta a mantenere il database pulito e organizzato.

HOTEL

Partiamo dall’inserimento di un hotel, perché è il caso più completo.

1- Andiamo in Anagrafiche → Hotel → Nuovo

2- Inseriamo i dati principali dell’hotel

I campi azzurri sono gli unici obbligatori, ma il nostro consiglio è quello di compilare più dati possibili: un’anagrafica completa riduce il rischio di errori, duplicati o dati incoerenti.

Tra i campi principali troviamo:

• Denominazione → nome con cui l’hotel è conosciuto
• Ragione sociale → può essere differente dalla denominazione
• Codice anagrafica contabile → codice associato nel proprio gestionale contabile

Categorie merceologiche e zone

Nelle linguette supplementari troviamo le categorie merceologiche.

Queste categorie funzionano come etichette libere e permettono di classificare gli hotel secondo parametri personalizzati.

Ad esempio:

• • zona centro
  • zona nord
  • vicino alla stazione

Le categorie con lettera “Z” vengono spesso utilizzate proprio per identificare le zone.

Questo tipo di categorizzazione aiuta molto durante le ricerche dei fornitori.

Tassa di soggiorno e fatturazione

Se conosciamo già la tassa di soggiorno possiamo inserirla direttamente nell’anagrafica.

Il campo “Tipo fatturazione” definisce la modalità di gestione della tassa:

• • Presso hotel → il partecipante paga direttamente in hotel
  • Diretta → la tassa viene incassata direttamente dall’organizzatore

Il campo “Time limit” indica invece il numero massimo di notti per cui applicare la tassa di soggiorno.

Se impostiamo:

• • 0 → nessun limite
  • altro valore → limite massimo di notti tassabili

Allegati e archivio documentale

Nella scheda hotel troviamo anche la sezione Allegati.

Questa funzione permette di creare un archivio documentale dedicato all’hotel, ad esempio:

• • presentazioni
  • contratti
  • documentazione commerciale

Attenzione:
Quando utilizziamo “Sfoglia”, il sistema cerca i file nell’ambiente remoto. I documenti devono quindi essere caricati precedentemente nell’ambiente remoto e non solo presenti sul PC locale.

Collegamento automatico tra hotel, fornitori e clienti

Quando creiamo un hotel, il sistema crea automaticamente anche la stessa anagrafica nel database fornitori.

Questo accade perché un hotel è, di fatto, anche un fornitore.

In alcuni casi può diventare anche cliente, ad esempio quando vengono gestite commissioni da fatturare.

Importante
Se creiamo manualmente:

• una scheda hotel
• una scheda fornitore separata dello stesso hotel

stiamo generando un duplicato.

Per questo motivo è sempre consigliato partire dall’anagrafica hotel.

Verifica del collegamento automatico

Dopo aver creato un hotel:

1- Torniamo in Anagrafiche → Fornitori

2- Cerchiamo l’hotel appena inserito

3- Proviamo a eliminarlo

Il sistema non permette l’eliminazione, perché riconosce l’hotel come categoria principale.

Questa protezione evita di lasciare dati incoerenti tra i vari database.

FORNITORI/CLIENTI

Inserimento di un fornitore

Vediamo ora il caso di un normale fornitore.

1- Andiamo in Anagrafiche → Fornitori → Nuovo

2- Compiliamo almeno i campi obbligatori

3- Inseriamo sempre la partita IVA

Il sistema mostra un alert se la partita IVA manca o è già presente.

La partita IVA è uno degli strumenti principali utilizzati dal gestionale per identificare eventuali duplicati.

A differenza degli hotel, un fornitore non viene collegato automaticamente ai clienti.

Se necessario possiamo farlo manualmente:

• • tasto destro sul fornitore
  • “Collega in anagrafiche clienti”

Collegamento clienti ↔ fornitori

Lo stesso meccanismo è disponibile anche lato clienti.

Entrando in:
Anagrafiche → Clienti

e cliccando con il tasto destro su un cliente troviamo:

• “Collega fornitori”

In questo modo il sistema crea automaticamente la stessa anagrafica anche nel database fornitori.

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