Come posso gestire le iscrizioni da Back Office?

Nota: Le screenshot utilizzate in queste guide, solitamente, sono catturate su una piattaforma CMS completa di tutti i moduli operativi e di tutte le opzioni dei moduli; perciò, alcune volte, le maschere del software riportate negli screenshot potrebbero differire da quelle visualizzate nel proprio client.

Le iscrizioni vengono gestite all'interno di ogni singolo evento, quindi il primo passo è proprio quello di accedere all'evento interessato.

Il pulsante Iscrizioni, sul menù laterale sinistro, permette l’accesso alla maschera di gestione iscrizioni.

In questa maschera, attraverso il pulsante Nuovo, è possibile iscrivere un nuovo partecipante.

Nella maschera che si aprirà è possibile inserire un nominativo già presente nell’anagrafica partecipante (il gestionale ci aiuterà con l'autocompilazione) o crearne uno nuovo. (Leggi la guida ai tasti di accesso rapido)

E’ obbligatorio inserire il Partecipante, la Categoria congressuale di appartenenza, la relativa Tariffa e il Cliente pagante.

E’ possibile variare la data di inserimento (il sistema in automatico prende quella di sistema del PC da cui si effettua l’inserimento, tipicamente quella del giorno in corso).

 La linguetta Indirizzo di fatturazione riporta l’indirizzo in cui deve essere spedita la fattura, l’eventuale modifica dello stesso è registrata solo sull’evento selezionato.

Infine è possibile aggiungere allegati legati al partecipante e all'evento stesso.

Il pulsante Salva inserisce una  nuova iscrizione e quindi una nuova riga nella maschera di Gestione Iscrizioni, la maschera di inserimento iscrizione resta aperta per poter continuare con l’inserimento di altre nuove iscrizioni.

Modifica della scheda Iscritto

È possibile entrare nella scheda di iscrizione del singolo partecipante attraverso la selezione di un partecipante e il pulsante "Apri" oppure con due clic sulla riga del partecipante. Capiremo di essere all'interno della scheda iscritto grazie alle due righe gialle (Barre delle attività) in alto:

Nel pannello comandi laterale sinistro compaiono i punti di menù per la gestione dell’iscritto e di tutte le fasi operative. 

In Modifica la maschera di iscrizione del singolo partecipante mostra diverse TAB, tra cui la linguetta presenza, in cui è possibile valorizzare manualmente date e orari di entrata ed uscita (dell'evento, non dei corsi) oppure valorizzare automaticamente con dati esterni (lettori di presenza).

LA TAB Contabilità in cui è presente il campo della fattura (SI/NO e numero Fattura/e) e la TAB Mail, dove possiamo vedere l'archivio delle e-mail inviate all'individuo tramite il gestionale. 

In questa maschera, è possibile effettuare tutte le modifiche eventuali, come:

• • Cambio di tariffa

• • Contrassegno di effettuato pagamento (per pagamenti online avviene automaticamente), e cambio dello stato sospeso.

• • Aggiunta di servizi o altri dettagli

• • Tracciare o visualizzare i pagamenti legati all'evento

Per uscire dalla scheda di iscrizione basterà salvare (in basso a dx) e selezionare "chiusura iscrizione"

Modifiche o assegnazioni massive

Tornando all'elenco dei partecipanti, con un semplice clic del tasto dx del mouse è possibile selezionale tutti gli iscritti ed effettuare diverse operazioni.

Selezionando una sola riga, quindi un solo partecipante le modifiche verranno applicate al singolo, senza necessità di entrare nella scheda iscritto.

Attraverso la selezioni di più righe di iscrizione (TASTO SHIFT + CLICK MOUSE o TASTO CTRL + CLICK MOUSE) possiamo invece applicare queste modifiche a tutti i selezionati.

• Potremmo ad esempio aver inserito da back office una lista di relatori e desideriamo inviare solo a loro le credenziali web:
• Applico un filtro: categoria -> Relatori
• tasto dx del mouse -> Seleziona tutti tasto dx -> invia mail con dai di accesso

Infine, con la stessa logica, è possibile eliminare una o più iscrizioni contemporaneamente tramite il tasto "elimina" in alto.

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